RPA, a solução inovadora para aumentar a produtividade de uma empresa!

RPA

Processos de negócio mais eficientes, rápidos e económicos?

No mundo ideal, uma empresa deveria poder substituir os seus melhores colaboradores por robots altamente competentes, de forma a libertar as pessoas para outras tarefas mais importantes, racionais e criativas. Pois a ficção já se tornou realidade! Com a implementação de um RPA ou Robotic Process Automation, os negócios serão capazes de colocar robots a executar processos com maior eficiência, rapidez e sem margem de erro, diminuindo os custos operacionais e aumentando a produtividade e rendimento.

 

O que é RPA?

RPA (Robotic Process Automation) é o nome dado ao conjunto de soluções de automatização de processos através da utilização de robôs (ou softwares) que executam um trabalho baseado em regras complexas, interagindo com qualquer aplicativo ou sistema da mesma forma que um ser humano. Por outras palavras, trata-se de uma tecnologia disruptiva que permite levar a cabo atividades relativamente rotineiras, normalmente executadas por pessoas, de uma forma automática, simples e flexível, tornando as organizações mais eficazes nos seus processos de negócio, independentemente da área de atuação.

 

Como funciona o RPA?

A tecnologia RPA é alimentada por inteligência artificial, mas os seus robôs não são fisicamente semelhantes à Sophia desenvolvida pela Hanson Robotics nem ao R2-D2 da Guerra das Estrelas. São códigos de computador com algoritmos (configurados usando etapas demonstrativas) capazes de aprender novas funções.

O software por detrás deste mecanismo capacita os robots para fazerem tarefas novas em vez de se limitarem a repetir tarefas existentes e repetitivas e processos sistemáticos em ambientes digitais. Para isso o Robotic Process Automation requer um mecanismo de controle de acesso estabelecido, ou seja, um nome de utilizador e senha para cada um dos seus robots acederem aos sistemas de computadores e “imitarem” a interações que um utilizador humano teria com esses sistemas, sejam de gestão, CRM ou outros. No fundo, esta solução automatiza processos empresariais, monitoriza essas operações e gere os robôs, claro, tudo sem interferir com outros sistemas TI.

 

Qual a diferença entre RPA e sistemas de automatismos mais tradicionais?

A principal diferença prende-se com o facto do RPA prescindir de uma supervisão constante e de interações humanas, caso ocorra um problema súbito.

Além disso, face aos outros tipos de automatismos, o uso de softwares robots é mais flexível e tem a capacidade de se adaptar automaticamente a diversas situações, também sem intervenção humana, nomeadamente situações de mudança, pois o RPA permite a execução de novas ações, em comunicação com os sistemas de informação de forma automática.

 

Qual o objetivo de um RPA?

A finalidade destes robots é a de substituir tarefas repetitivas, operacionais e de pouca importância, deixando as pessoas livres para outras atividades que exijam o uso da razão. Deste modo, o capital intelectual dos profissionais de uma empresa pode ser utilizado em funções mais nobres e criativas.

E para que isso seja possível, o Robotic Process Automation consegue captar e interpretar os processos específicos dos softwares que os colaboradores de uma empresa já estão habituados a usar, manipulando dados, desencadeando respostas, iniciando novas ações e comunicando com outros sistemas de forma autónoma, sem intervenção de um humano. Assim, qualquer tipo de empresa pode beneficiar com a implementação de um RPA. Ao aderir, reduz significativamente o tempo de atividades que antes poderiam ser realizadas apenas pelos seus colaboradores, mas que após a implementação, diminuem timings e erros nos processos, aumentando consideravelmente a produtividade.

 

Onde pode ser utilizado o RPA?

O RPA pode ser utilizado em vários processos das empresas. Por exemplo…

 

  • No departamento de compras permite comparar a ordem de compra com a fatura do fornecedor.
  • Nos pagamentos possibilita a criação de contas para novos fornecedores.
  • Na contabilidade dá seguimento a processos de rotina de fecho de contas.
  • No controlo interno executa reconciliações de processos críticos.
  • Na entrada de dados automática, recolhe, insere e trabalha dados num determinado sistema.
  • No que a multissistemas diz respeito, permite a utilização automatizada de qualquer plataforma (ERP, CRM, sistema de gestão financeira, navegadores, etc).

A nível de dados, valida, estrutura e analisa a qualidade da informação

 

Quais os resultados?

Uma empresa que implemente um RPA alcança uma transformação digital capaz de alterar de forma positiva a maneira como interage com a tecnologia. Deixa de ter uma equipa dedicada à integração de diferentes sistemas, elaborando tabelas de Excel, por exemplo, para passar a ter um ou vários robôs habilitados a executar cada tarefa de forma eficiente e muito mais rápida que um humano.

 

Quais as empresas que devem implementar um RPA?

As soluções de RPA são úteis em qualquer tipo de empresa, independentemente da sua dimensão e área de negócio, mas são especialmente pertinentes em organizações que possuem muitos sistemas diferentes e complexos, que precisam de interagir de forma fluida, mas que ainda são integrados por meio de pessoas que copiam, interpretam e manipulam dados de um sistema para outro.

 

Quais os principais benefícios de um Robotic Process Automation?

São inúmeras as vantagens enumeradas pelas empresas que já adotaram o RPA. Entre elas:

 

  • Diminuição dos tempos de ciclo.
  • Otimização de processos.
  • Melhoria de rendimento.
  • Rapidez de implementação e escalabilidade.
  • Maior precisão.
  • Eliminação de potencial de erro humano.
  • Redução de desperdícios e prejuízos.
  • Integração com outros sistemas.
  • Baixo impacto de mudança.
  • Padronização nos procedimentos de trabalho.
  • Melhor experiência/satisfação do cliente e dos colaboradores.
  • Disponibilidade 24 horas/dia.
  • Diminuição de despesas fixas com recursos humanos e terceirização de serviços.
  • Aumento da motivação e produtividade para funcionários que deixarão de estar encarregados de trabalhos mais aborrecidos.
  • Possibilidade de rastrear e monitorizar todas as tarefas automatizadas.
  • Melhor medição de resultados.
  • Maior rapidez à medida em que o volume de trabalho aumenta ou em momentos mais críticos.
  • Custos operacionais mais baixos.
  • Alto poder de geração de valor para os negócios.

 

Empresas que desejem processos de negócio mais eficientes, robustos e económicos devem mergulhar nas novas tecnologias e implementar um RPA.